許多企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始，就已經(jīng)認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化的必要性和重要性。但是，僅有想法是不夠的，企業(yè)必須在觀念上、人員配備上、管理制度上去適應(yīng)，并徹底拋棄用手工操作的思維使用管理軟件。
一、怎樣開(kāi)始應(yīng)用進(jìn)銷存軟件
1．先培養(yǎng)軟件系統(tǒng)管理員。企業(yè)需要開(kāi)展信息化管理，首先要在軟件提供商的協(xié)助下培養(yǎng)自己的系統(tǒng)管理員，由熟悉整個(gè)軟件系統(tǒng)的管理員來(lái)指導(dǎo)或培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部的其他操作員。畢竟，軟件提供商很難做到隨時(shí)隨地培訓(xùn)企業(yè)的每一個(gè)新操作員，況且企業(yè)的人員流動(dòng)也日趨頻繁。而且，從成本效益的角度出發(fā)，這也是不可取的。
2．理解自己的商品。進(jìn)銷存軟件主要是管理庫(kù)存和銷售業(yè)務(wù)的，而其中主要的數(shù)據(jù)處理其實(shí)都是對(duì)商品的流動(dòng)進(jìn)行管理，因此，對(duì)商品的理解和定義直接關(guān)系到進(jìn)銷存軟件是否適用，關(guān)系到軟件的數(shù)據(jù)處理、查詢統(tǒng)計(jì)的效率。
每個(gè)行業(yè)經(jīng)營(yíng)的商品都各有特點(diǎn)，這就需要確定各商品的惟一性，老的做法是給商品一個(gè)惟一的編碼，之后就隨便或無(wú)序地為商品命名，常常將商品的品名、規(guī)格等因素混在一起�？茖W(xué)的做法是根據(jù)商品學(xué)的原理，將區(qū)分商品的因素分為類別、品名、規(guī)格及計(jì)量單位。以五金行業(yè)為例：可以先將商品分為手用工具、電動(dòng)工具等大類別，然后，在手用工具上分出“起子”，在“起子”下面分出“十字上海產(chǎn)10�！敝愖鳛橐�(guī)格，單位為“把”。如此一來(lái)，即使商品數(shù)量過(guò)萬(wàn)，分出來(lái)的類別也不過(guò)十來(lái)種，分出來(lái)的品名也不過(guò)幾百種，做到化繁為簡(jiǎn)。有的行業(yè)還要加上顏色(如服裝業(yè))、或者加上批號(hào)(例如藥品和食品)，通過(guò)電腦程序有序地選擇輸入。例如：先輸入類別，然后在該類別下選品名，然后在該品名下選規(guī)格、單位。再也不用局限于用惟一編碼作為主要的輸入手段。
采用科學(xué)的商品管理方法最大的好處體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：一是企業(yè)的員工很容易學(xué)會(huì)操作，不用記憶大量的商品及編碼，這就可以避免企業(yè)對(duì)某些員工的依賴，減少培訓(xùn)的費(fèi)用及周期；二是企業(yè)管理者可以自己操作軟件、方便地查看自己想要的任何資料及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(只須懂得中文輸入而無(wú)須記憶繁多的商品編碼)。
3．業(yè)務(wù)邏輯的確立。所謂業(yè)務(wù)邏輯，也就是企業(yè)基本的業(yè)務(wù)流程及處理方法。在使用軟件進(jìn)行管理之前，企業(yè)必須分析自己的業(yè)務(wù)邏輯，然后找出如何將軟件用于業(yè)務(wù)邏輯的方法。有些企業(yè)看重銷售，有的企業(yè)看重庫(kù)存，而大多數(shù)的企業(yè)主更關(guān)心的是應(yīng)收應(yīng)付款，每個(gè)企業(yè)在自己的業(yè)務(wù)上都各有特色。期望有一套適合每個(gè)企業(yè)的軟件，顯然是不現(xiàn)實(shí)的，因此，企業(yè)在決定使用某個(gè)進(jìn)銷存軟件前，一定要考察軟件是否適合自己的業(yè)務(wù)邏輯、是否具備自己看重的功能，等等。試用是最基本的方法，另一個(gè)更好的方法是將自己的業(yè)務(wù)邏輯整理出來(lái)，然后向軟件提供商咨詢。有條件的，可以讓軟件提供商按照您公司的業(yè)務(wù)邏輯提出一個(gè)軟件解決方案。
4.提高數(shù)據(jù)處理的效率。有些軟件規(guī)定了操作者的操作流程，例如必須按照采購(gòu)、入庫(kù)、銷售流程依次進(jìn)行，必須先有庫(kù)存才能填銷售單等等，規(guī)范有余、效率不足。在一個(gè)小企業(yè)里，往往一個(gè)人做幾個(gè)崗位的事，操作這類軟件時(shí)，需要在功能里進(jìn)進(jìn)出出，步驟繁多。這時(shí)就需要選擇既可規(guī)范、又能夠靈活處理的進(jìn)銷存軟件。
5．為每個(gè)操作員登記檔案。操作進(jìn)銷存軟件時(shí)，都會(huì)涉及到要輸入操作員、經(jīng)手人、送貨人等信息，因此就要先將操作員及員工的基本檔案輸入數(shù)據(jù)庫(kù)中。
二、物流要以倉(cāng)庫(kù)為中心
1．商品的流動(dòng)性。商品從供應(yīng)商那里流到您公司，然后又從您公司流到消費(fèi)者手中，每個(gè)環(huán)節(jié)都涉及到商品的存放地——倉(cāng)庫(kù)。因此，數(shù)據(jù)處理時(shí)，每一條數(shù)據(jù)都需要注明該商品現(xiàn)在位于哪個(gè)倉(cāng)庫(kù)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)，也需要明確要查哪個(gè)倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)。
2．倉(cāng)庫(kù)、鋪面與業(yè)務(wù)員。在整個(gè)物流處理過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)、商品、部門、業(yè)務(wù)員、代銷商、分支機(jī)構(gòu)等等，都可以看成為公司的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)。當(dāng)商品入庫(kù)，就記在該倉(cāng)庫(kù)的賬上，當(dāng)商品從一個(gè)倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥到另一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，就減少一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存而增加另一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存。當(dāng)業(yè)務(wù)員領(lǐng)取要推銷的商品時(shí)，同樣做轉(zhuǎn)倉(cāng)處理，當(dāng)某個(gè)商店或業(yè)務(wù)員發(fā)生銷售時(shí)，就在該商店或業(yè)務(wù)員名下登記銷售。這種方法可以清晰地管理好商品的流動(dòng)，方便地統(tǒng)計(jì)各個(gè)倉(cāng)庫(kù)、商品或業(yè)務(wù)員的商品庫(kù)存及銷售情況。
3．大倉(cāng)庫(kù)概念。通過(guò)把倉(cāng)庫(kù)、商店、業(yè)務(wù)員及分銷商等同為倉(cāng)庫(kù)，就可以做到隨時(shí)了解企業(yè)全部倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存及商品流動(dòng)的情況。某些軟件甚至可以將某幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存及銷售放在一個(gè)表格里進(jìn)行分析。
4．隨時(shí)了解商品的流動(dòng)過(guò)程。進(jìn)銷存軟件大多提供進(jìn)銷存流水賬，作用是記錄每種商品的入庫(kù)、出庫(kù)、銷售、退貨等每個(gè)過(guò)程，通過(guò)查閱流水賬，可以快速查出商品流通中的漏洞。
三、軟件適應(yīng)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)適應(yīng)軟件
1．手工時(shí)代方法的優(yōu)劣。大多數(shù)企業(yè)都是從手工操作開(kāi)始的，總是根據(jù)各種客觀問(wèn)題來(lái)不斷修正自己的操作方法，有時(shí)難免用到一些不規(guī)范的操作方法(例如只有出庫(kù)沒(méi)有入庫(kù)，或者以銷售代入庫(kù)等)。雖然能解決一些問(wèn)題，但會(huì)使問(wèn)題積重難返，一段時(shí)期后，留給企業(yè)的是一盤難于理清楚的糊涂賬。
因此，使用電腦管理后，首先需要改變的是盡量改掉不規(guī)范的手工習(xí)慣，接受以科學(xué)的流程處理業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的方法，才可能借助電腦管理，最后呈給經(jīng)營(yíng)者一本清晰易查的賬。
2．業(yè)務(wù)與軟件規(guī)程的相互促進(jìn)適應(yīng)。一味地要求軟件適應(yīng)業(yè)務(wù)，軟件就會(huì)淪為手工操作的工具，起不到促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化的功效。另一方面，如果過(guò)于強(qiáng)調(diào)讓業(yè)務(wù)全盤適應(yīng)軟件，也存在問(wèn)題：如果選用一個(gè)僵化的、流程過(guò)于復(fù)雜的管理軟件，則使人變成了電腦的奴隸，這也是企業(yè)應(yīng)用進(jìn)銷存軟件需要注意的重點(diǎn)。
很多操作員常常會(huì)抱怨用了軟件之后，工作更繁瑣了。我們要辯證地看待這種抱怨：有些是規(guī)范化必須的，當(dāng)然要求操作員不能偷懶，該輸入的資料一定要輸入；有些是使用的軟件操作規(guī)程與企業(yè)的業(yè)務(wù)邏輯確實(shí)相去甚遠(yuǎn)，那就要考慮更換軟件了。
四、價(jià)格體系的確定
1．平均進(jìn)價(jià)。平均進(jìn)價(jià)關(guān)系到經(jīng)營(yíng)毛利的分析和掌握，在手工時(shí)代，出于方便計(jì)算或管理，常用到先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、簡(jiǎn)單加權(quán)平均等方法來(lái)核定商品的平均進(jìn)價(jià)，這些方法都無(wú)法準(zhǔn)確科學(xué)地計(jì)算商品的平均進(jìn)價(jià)。而現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使移動(dòng)加權(quán)平均法得到了很好的應(yīng)用，目前有些軟件能提供多種方法供用戶選擇。
2.銷售價(jià)格。目前大多數(shù)企業(yè)普遍使用價(jià)格折扣、價(jià)格議定，根據(jù)客戶一次或多次購(gòu)進(jìn)商品的批量而制定價(jià)格或折扣等靈活的方式，不一而足。所以，就碰到軟件是否適合企業(yè)的價(jià)格體系問(wèn)題。進(jìn)銷存軟件必須能迅速提供給操作員至少這樣的服務(wù)：隨時(shí)提供某個(gè)商品的標(biāo)準(zhǔn)售價(jià)、平均進(jìn)價(jià)、早期的進(jìn)價(jià)、最近的進(jìn)價(jià)、賣給某個(gè)客戶的最近價(jià)格或最近折扣、某個(gè)供應(yīng)商最近一次的供貨價(jià)格等等，而且這一切可以在操作員著手開(kāi)一張送貨單或者接受客戶的電話咨詢時(shí)能迅速地查詢出來(lái)。
3．銷售退貨價(jià)格。由于在商品銷售時(shí)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了銷售毛利，當(dāng)發(fā)生銷售退貨，如何決定退貨價(jià)格時(shí)，企業(yè)各有規(guī)定，但無(wú)論使用何種方案，企業(yè)自己必須清楚：如果按銷售原價(jià)作為退貨入庫(kù)價(jià)格，將會(huì)影響該商品的平均進(jìn)價(jià)，這相當(dāng)于承認(rèn)了該筆銷售產(chǎn)生的毛利，而將這個(gè)已經(jīng)不存在的毛利(因?yàn)橐淹素浟?攤到還沒(méi)有銷售的商品中，在今后的銷售中實(shí)現(xiàn)。如果按進(jìn)價(jià)來(lái)作為退貨價(jià)格，則雖然商品的平均進(jìn)價(jià)沒(méi)變，但會(huì)出現(xiàn)虛假的銷售毛利(也是因?yàn)橥素浟?。
五、操作權(quán)限的規(guī)劃
1．操作員的權(quán)限。為了規(guī)范化操作，企業(yè)在應(yīng)用管理軟件時(shí)，一般都需要對(duì)操作員的權(quán)限進(jìn)行規(guī)劃。進(jìn)銷存軟件必須提供靈活有效的操作員權(quán)限管理機(jī)制，目前最優(yōu)的方案是可以規(guī)劃到每個(gè)操作員具體在每個(gè)功能里面可不可以輸入數(shù)據(jù)、可不可以打印、可不可以修改。因此，操作員權(quán)限的規(guī)劃關(guān)系到數(shù)據(jù)的安全與合理。
企業(yè)在熟悉了軟件的各個(gè)功能的使用之后，就可以由超級(jí)用戶來(lái)規(guī)劃每個(gè)操作員的權(quán)限。
2.關(guān)于超級(jí)用戶。所謂超級(jí)用戶是指得到企業(yè)管理者充分信任，在軟件系統(tǒng)里有最高操作權(quán)限的操作員。通常一個(gè)超級(jí)用戶可以操作軟件系統(tǒng)的一些較敏感的功能，例如數(shù)據(jù)初始化、給操作員分配權(quán)限、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出等等。
六、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同作業(yè)
1．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的規(guī)劃。設(shè)有分公司、專賣店等分支機(jī)構(gòu)的中大型公司，客觀上有組建廣域網(wǎng)的需求，以便提高管理的效率以及網(wǎng)絡(luò)的效率。但目前組建廣域網(wǎng)存在組建和運(yùn)營(yíng)費(fèi)用高、許多分支機(jī)構(gòu)所在地不具備組網(wǎng)條件等諸多因素，迫切需要軟件企業(yè)為這類型企業(yè)提供容易施行和運(yùn)營(yíng)費(fèi)用低廉的組網(wǎng)解決方案。
因此，企業(yè)在決定組建網(wǎng)絡(luò)時(shí)，最好向有關(guān)的軟件供應(yīng)商咨詢，以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況確定一個(gè)較為可行的組網(wǎng)方案。
2．協(xié)同作業(yè)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，使用網(wǎng)絡(luò)版的管理軟件，多個(gè)操作員可以同時(shí)開(kāi)單，管理者可以隨時(shí)查看工作及銷售進(jìn)度。各用各的功能，數(shù)據(jù)共享，協(xié)同作業(yè)，是企業(yè)關(guān)心信息化的最高境界。
七、保護(hù)您的數(shù)據(jù)
1．別讓數(shù)據(jù)暴露在無(wú)關(guān)的人面前。數(shù)據(jù)是企業(yè)最珍貴的資源之一，通過(guò)規(guī)劃好操作員權(quán)限，可以避免無(wú)關(guān)人員調(diào)閱敏感的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)結(jié)果，更可以避免公司數(shù)據(jù)被人惡意盜走或刪除。
2．養(yǎng)成定時(shí)備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣。企業(yè)必須建立專人定時(shí)備份數(shù)據(jù)的制度，才可以在硬件故障、電腦病毒破壞或其他因素造成數(shù)據(jù)損壞后，能迅速和最大限度地恢復(fù)數(shù)據(jù)。
目前，數(shù)據(jù)備份的方法主要有u盤備份、硬盤備份、可擦寫光碟備份及磁帶備份等方法，供企業(yè)選用。
怎樣開(kāi)始應(yīng)用進(jìn)銷存管理軟件？
